Aus vielerlei Gründen kann es für einen Arbeitgeber sinnvoll oder notwendig sein, eine Kündigung auszusprechen. Dies geschieht in Schriftform mit einem Kündigungsschreiben. Die Kündigung ist die einseitige Erklärung zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Die juristischen Reglementierungen der Kündigung sind Gegenstand des Arbeitsrechts. Besonders das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Kündigungsschutzgesetz (KschG) sind in diesem Zusammenhang zu nennen. In der Kündigungspraxis können sich zahlreiche verschiedene Fälle ergeben. Für Arbeitgeber gilt es, beim Kündigungsschreiben sowohl auf angemessene Gründe als auch auf bestimmte Fristen zu achten. Das Kündigungsschreiben will inhaltlich und formell durchdacht sein.

Arten und Formen der Kündigung durch den Arbeitgeber im Überblick

Grundsätzlich lassen sich in Deutschland die Formen der

• ordentlichen Kündigung und der
• außerordentlichen Kündigung

unterscheiden. Für beide Formen der Kündigung stellen wir Vorlagen bereit:

Kündigung, außerordentliche (Vorlage)

Kündigung, ordentliche (Muster)

Der wesentliche Unterschied liegt in der Handhabung der Kündigungsfristen. Die ordentliche Kündigung ist an verschiedenartige Fristen gebunden, die unter anderem von der Beschäftigungsdauer abhängen. Die außerordentliche Kündigung erfolgt unter Umgehung oder Verkürzung der Kündigungsfristen. Daher ist auch von fristloser Kündigung die Rede. Für eine solche muss in jedem Falle ein „triftiger Grund“ vorliegen.

Innerhalb dieser Kündigungsformen lassen sich insgesamt fünf Arten der Kündigung durch den Arbeitgeber unterscheiden. Hierbei fallen vier Arten in die Kategorie der ordentlichen Kündigung, während nur die fristlose Kündigung zur außerordentlichen Kündigung gehört.

• Betriebsbedingte Kündigung
• Verhaltensbedingte Kündigung
• Personenbedingte Kündigung
• Sonderfall der Krankheitsbedingten Kündigung
• Fristlose Kündigung

Das Arbeitsrecht kennt zahlreiche Reglements, die Arbeitgeber bei Kündigungen zu berücksichtigen haben. Neben dem BGB und dem KschG spielt für bestimmte Berufsgruppen der so genannte Sonderkündigungsschutz eine wesentliche Rolle. Nicht nur die ordentliche, sondern auch die fristlose Kündigung unterliegt genauen rechtlichen Regelungen. In allen juristischen Regelwerken nehmen die im Rahmen der Kündigung einzuhaltenden Fristen eine herausragende Rolle ein.

Wird eine ordentliche Kündigung durch einen Arbeitgeber ausgesprochen, so sind stets der allgemeine sowie der besondere Kündigungsschutz zu berücksichtigen. Gemäß Kündigungsschutzgesetz ist die Voraussetzung hierfür, dass im Unternehmen mehr als 11 Mitarbeiter arbeiten und das der betreffende Arbeitnehmer unterbrechungsfrei länger als sechs Monate in diesem selben Unternehmen gearbeitet hat.

Arbeitsrechtliche Grundlagen – Die Fristen beim Kündigungsschreiben

Grundlage der Berechnung der Fristen für eine Kündigung durch den Arbeitgeber ist das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Der Paragraph 622 des BGB sieht eine Staffelung vor, die dort umfassend dargestellt ist. Die Staffelung reicht von einer zweijährigen Beschäftigungsdauer mit einer einmonatigen Kündigungsfrist (bis Ende eines Kalendermonats) bis zu einer 20-jährigen Beschäftigungsdauer mit einer Kündigungsfrist von sieben Monaten.

Im Einzelnen sieht die Staffelung der Kündigungsfristen durch den Arbeitgeber wie folgt aus:

• War der Beschäftigte nur bis zu sechs Monate im Betrieb angestellt, so beträgt die Kündigungsfrist 2 Wochen. Die Kündigung kann jeden Tag erfolgen und nicht erst am Monatsende.
• Bei einer Beschäftigungsdauer von bis zu zwei Jahren gilt eine Kündigungsfrist von vier Wochen bis zum 15. oder bis zum Monatsende.
• War der Beschäftigte zwischen zwei und fünf Jahren im Betrieb beträgt die Kündigungsfrist einen Monat bis Monatsende.
• Handelt es sich um eine Beschäftigungsdauer von fünf bis acht Jahren, so liegt die Kündigungsfrist bei zwei Monaten.
• Bei acht bis zehn Jahren Beschäftigungsdauer, liegt eine Kündigungsfrist von drei Monaten vor.
• Bei zehn bis zwölf Jahren Beschäftigungsverhältnis handelt es sich um eine Kündigungsfrist von vier Monaten.
• Bei zwölf bis 15 Jahren Beschäftigungsdauer liegt die Kündigungsfrist bei fünf Monaten.
• War der Beschäftigte 15 bis 20 Jahre im Betrieb, haben Arbeitgeber eine Kündigungsfrist von 6 Monaten.
• Bei einer Beschäftigungsdauer von 20 Jahren und mehr liegt eine Kündigungsfrist von 7 Monaten vor.
• Ab zwei Jahren Beschäftigungsdauer gilt die Kündigungsfrist jeweils bis zum Ende eines Kalendermonats.

Im Falle einer fristlosen Kündigung bildet § 626 BGB („fristlose Kündigung aus wichtigem Grund“) die Grundlage. Diese besondere Form der außerordentlichen Kündigung ist nicht an die Einhaltung von Fristen gebunden. Hierbei handelt es sich um einen Schritt, bei dem in jedem Fall ein triftiger Grund vorliegen muss und angegeben werden muss. Der Schritt der fristlosen Kündigung ist nur unter Berücksichtigung bestimmter Kriterien möglich.

Mögliche Kündigungsgründe für Arbeitgeber

Kündigungen durch Arbeitgeber sind sehr an entscheidende Gründe gebunden. Das Arbeitsrecht ermöglicht grundsätzlich betriebsbedingte, verhaltensbedingte und personenbedingte Kündigungen. Ein Sonderfall der Letzteren ist die krankheitsbedingte Kündigung.

Betriebsbedingte Kündigung

Im Hinblick auf eine Kündigung aus betrieblichen Gründen gibt es mehrere Ursachen, die eine solche rechtfertigen. Arbeitgeber können innerbetriebliche sowie außerbetriebliche Umstände geltend machen. Die Umstände sind aus Perspektive des Arbeitnehmers in etwaigen Kündigungsschutzprozessen von Bedeutung. In einer solche Situation müssen sachliche Gründe vorliegen, die eine solche Entscheidung des Unternehmens rechtfertigen. Zu den möglichen Ursachen gehören Umsatz- oder Gewinneinbußen oder eine schlechte oder fehlende Auftragslage. Auch Umstrukturierungen oder Rationalisierungsmaßnahmen können betriebsbedingte Kündigungen rechtfertigen. Ebenso führen manche Organisationsentscheidungen zur Notwendigkeit betriebsbedingter Kündigungen. Auch Betriebsschließungen sind ein Grund für solche Kündigungen.

Grundsätzlich gilt, dass außerbetriebliche Ursachen für Arbeitgeber wesentlich schwerer darzustellen sind als innerbetriebliche Gründe. Zur Rechtfertigung einer Kündigung aus betrieblichen Gründen müssen die von außen auf das Unternehmen wirkenden Ursachen so gravierend sein, dass sie Stellenstreichungen im Unternehmen nach sich ziehen.

Wenn dies in der schriftlichen Kündigungserklärung so dargelegt ist, kann die betriebsbedingte Kündigung mit einer Abfindung verbunden sein. Diese lässt sich typischerweise nach der Faustformel berechnen, die Hälfte des Monatsgehalts mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit in Jahren zu multiplizieren (0,5 x Brutto-Monatsgehalt x Jahre der Betriebszugehörigkeitsdauer)

Verhaltensbedingte Kündigung

Eine verhaltensbedingte Kündigung ist das Resultat gravierenden Fehlverhaltens des Arbeitnehmers. Arbeitgeber schreiben betreffenden Mitarbeitern zunächst typischerweise eine Abmahnung, bevor es zum Kündigungsschreiben kommt. Voraussetzung der verhaltensbedingten Kündigung ist das objektive Vorliegen einer Pflichtverletzung. Eine schuldhafte Handlung des Arbeitnehmers muss hierbei vorliegen. Die durch Arbeitnehmer verursachte Störung muss fahrlässig oder vorsätzlich erfolgt sein. Dies kann sich beispielsweise in einer Störung der Betriebsabläufe zeigen. Auch im Bereich der Leistung oder des Vertrauens kann ein solches Fehlverhalten auftreten. Sehr selten rechtfertigt hingegen ein privates Fehlverhalten die Form der verhaltensbedingten Kündigung. Eine Ausnahme liegt vor, wenn ein solches Fehlverhalten Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis hat.

Beispielhafte Gründe für eine verhaltensbedingte Kündigung

Es existieren zahlreiche Beispiele in der Betriebspraxis, die verhaltensbedingte Kündigungen nach Arbeitsrecht rechtfertigen. Ein häufiger Grund ist die wiederholte und unentschuldigte Abwesenheit vom Arbeitsplatz während der Arbeitszeit. Auch ein wiederholtes zu spätes Erscheinen auf der Arbeit ist ein Grund.

Ein Missbrauch der Geräte am Arbeitsplatz kann ebenso eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen. Dazu gehören so verschiedene Verhaltensweisen wie die Manipulation von Arbeitszeiterfassungsgeräten oder die private Internetnutzung.

Weitere Gründe für verhaltensbedingte Kündigungen sind die beharrliche Weigerung, Anweisungen zu folgen oder ein vorsätzlich fehlerhaftes Arbeiten (ohne die eigenen Kompetenzen angemessen auszuschöpfen).

Selbstverständlich rechtfertigen auch strafbare Handlungen eine verhaltensbedingte Kündigung (beispielsweise Diebstahl am Arbeitsplatz).

Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass eine reine Pflichtverletzung alleine noch keine Rechtfertigung für ein Kündigungsschreiben aus verhaltensbedingten Gründen darstellt. Wie auch bei der personenbedingten Kündigung müssen Arbeitgeber die Verhältnismäßigkeit beachten und Interessen abwägen. Die Interessenabwägung sollte von der Schwere der Pflichtverletzung unabhängig erfolgen. Die Gesamtumstände betreffender Arbeitnehmer sind genau zu prüfen, bevor Arbeitgeber zum Mittel des Kündigungsschreibens greifen. Arbeitgeber sollten also den Einzelfall betrachten und sich die Frage stellen, ob es auch mildere Mittel als ein Kündigungsschreiben gibt. Vorstellbar wäre zum Beispiel die Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz. Ein weiteres Mittel sind Abmahnungen. Sind bereits mehrere Abmahnungen erfolgt und es zeigt sich keine Besserung, wird die Kündigung jedoch unumgänglich.

Personenbedingte Kündigung

Grundlage der personenbedingten Kündigung sind die vorhandenen oder nicht vorhandenen individuellen Kompetenzen und Befähigungen des Arbeitnehmers. Ist eine Person nicht oder nicht mehr imstande die im Arbeitsvertrag vereinbarten Leistungen zu erbringen, kann eine personenbedingte Kündigung erfolgen. Hierbei ist zu beachten, dass ein objektiver Grund für das Kündigungsschreiben vorliegen muss, der sich an den individuellen Kompetenzen betreffender Arbeitnehmer bemisst.

Damit eine personenbedingte Kündigung ausgesprochen werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein. Dazu gehört eine negative Prognose des Arbeitnehmers. Das heißt, es ist abzusehen, dass Arbeitnehmer auch in der Zukunft nicht zu einer vertragsmäßigen Arbeitsleistung imstande sind.

Weiterhin muss eine objektive Beeinträchtigung des betrieblichen und wirtschaftlichen Arbeitgeberinteresses vorliegen. Ebenso gehört es zu den Voraussetzungen der personenbedingten Kündigung, dass es keine Möglichkeit der Weiterbeschäftigung gibt. Möglicherweise kann ein Arbeitnehmer trotz fehlender Kompetenzen für den gegenwärtigen Einsatzort noch an einem anderen Arbeitsplatz beschäftigt werden.

Weiterhin gilt auch bei der personenbedingten Kündigung (ebenso wie bei der verhaltensbedingten) der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Möglicherweise gibt es mildere Mittel (beispielsweise die Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz). Ebenso sind die Interessen zugunsten des Arbeitnehmers abzuwägen. Hierbei sind Faktoren wie Betriebszugehörigkeitsdauer und Alter zu berücksichtigen.

Sonderfall: krankheitsbedingte Kündigung

Die krankheitsbedingte Kündigung lässt sich als Unterfall der personenbedingten Kündigung verstehen. Basis ist eine lang andauernde Krankheit und daraus resultierende Arbeitsunfähigkeit. Auch eine Häufung kurzer Erkrankungen oder eine deutliche Leistungsminderung durch Krankheit sind mögliche Ursachen.

Damit ein Kündigungsschreiben aufgrund von Krankheit gerechtfertigt ist, müssen die gleichen Voraussetzungen gegeben sein wie bei sonstiger personenbedingter Kündigung (darunter negative Prognose und Interessenabwägung).

Personenbedingte Kündigungen durch andauernde Krankheit und Arbeitsunfähigkeit sind ein vergleichsweise häufiges Phänomen in Deutschland.

Zu den Fällen, die ein Kündigungsschreiben infolge von Krankheit nach sich ziehen können, gehören folgende:

• lang anhaltende Arbeitsunfähigkeit
• eine Häufung kürzerer Erkrankungen
• dauerhafte Leistungseinbußen aufgrund einer Erkrankung
• lang andauernde Erkrankungen (beispielsweise lange Krankenhausaufenthalte)

Gründe für eine fristlose Kündigung

Die fristlose Kündigung stellt eine unmittelbare Beendigung des Arbeitsverhältnisses dar. Voraussetzungen aus dem Kündigungsschutz sowie Kündigungsfristen werden dabei (teilweise) umgangen. Die juristische Grundlage hierfür ist § 626 Abs. 1 BGB. Da dieser Schritt drastische Konsequenzen für Arbeitnehmer hat, muss stets ein triftiger Kündigungsgrund vorliegen. Ohne das Vorliegen eines solchen Grundes ist die Entlassung unwirksam. Grundsätzlich liegen solche Gründe vor, wenn eine Weiterbeschäftigung aufgrund starker Belastung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar wäre.

Ob ein fristloses Kündigungsschreiben gerechtfertigt ist, bleibt stets eine Einzelfallentscheidung. Oft ist abzuwägen, ob eine fristlose, oder eine verhaltensbedingte (also eine ordentliche) Kündigung angemessen ist.

Fälle, in denen eine fristlose Kündigung zulässig ist, sind beispielsweise beharrliche Arbeitsverweigerung oder das so genannte Krankfeiern. Wer Anweisungen des Vorgesetzten ignoriert, riskiert mindestens eine Abmahnung. Im wiederholten Fall ist eine fristlose Entlassung möglich.

Das Krankfeiern rechtfertigt bereits bei Ankündigung oder Androhung eine fristlose Kündigung. Ein typischer Fall ist die Ablehnung des Urlaubsantrags durch den Chef. Wer infolgedessen krankfeiert oder dies ankündigt, riskiert die außerordentliche Kündigung. Hierzu gibt es ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts: BAG, Az. 2 AZR 251/07.

Auch Diebstahl am Arbeitsplatz kann eine fristlose Kündigung nach sich ziehen. Auch die Entwendung scheinbar wertloser Gegenstände wie Büroklammern stellt einen schweren Vertrauensbruch dar. Von der Höhe des Schadens unabhängig, kann das Arbeitsverhältnis sofort beendet werden. Bereits der Verdacht auf Diebstahl kann ein Kündigungsschreiben rechtfertigen. Grundsätzlich sind bei Kündigung auf Verdacht strenge Maßstäbe zu berücksichtigen. Da die Aufklärung eines Diebstahls bei der gerichtlichen Klärung jedoch häufig mit Beweisschwierigkeiten verknüpft ist, erfolgt in der Praxis häufig eine Verdachtskündigung.

Ein weiterer wichtiger Grund für fristlose Kündigungsschreiben durch Arbeitgeber ist die Konkurrenztätigkeit des Arbeitnehmers. Arbeiten Mitarbeiter nebenbei für Konkurrenzunternehmen, rechtfertigt dies eine außerordentliche Kündigung. Ein besonders schwerer Fall ist die Weitergabe von Betriebsgeheimnissen gegenüber der Konkurrenz (Betriebsspionage).

Auch grobe Beleidigungen im Betrieb können ein fristloses Kündigungsschreiben rechtfertigen. Beschimpfungen von Vorgesetzten gelten als erhebliche Störung des Betriebsfriedens und können vor Gericht als Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten ausgelegt werden. Verwandt mit Beleidigungen ist das Mobbing. Dieses kann bei schweren Fällen einen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht darstellen. In besonders schweren Fällen ist ein fristloses Kündigungsschreiben ohne vorherige Abmahnung möglich.

Form und Inhalte des Kündigungsschreibens durch den Arbeitgeber

Gemäß § 623 BGB gilt für Kündigungsschreiben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses grundsätzlich die Schriftform. Dies schließt eine elektronische Form aus.

Die Angabe von Kündigungsgründen ist bei ordentlichen Kündigungsformen nicht erforderlich. Arbeitgeber müssen im Kündigungsschreiben also nicht angeben, ob es sich um eine betriebsbedingte, eine personenbedingte oder eine verhaltensbedingte Kündigung handelte. Es genügt das Vorliegen des Grundes. Für Arbeitgeber ist es vorteilhaft, auf die Angabe von Kündigungsgründen im Kündigungsschreiben zu verzichten. Andernfalls bieten sie den Gekündigten möglicherweise Angriffsfläche mit Rechtsstreitfolge. Eine Ausnahme liegt vor, wenn für Arbeitnehmer ein besonderer Kündigungsschutz vorliegt. In diesem Fall ist der genaue Grund der Kündigung im Kündigungsschreiben anzugeben. Zur korrekten Schriftform gehört eine eigenhändige Unterschrift des Arbeitgebers (ein Stempel oder ähnliches genügt nicht).

Typischerweise folgt ein Kündigungsschreiben einem bestimmten Aufbau. Wichtige Bestandteile sind Absender und Adressat, Datum, ein eindeutiger Betreff, die Kündigung selbst sowie die Unterschrift.

Die Angabe der persönlichen Daten muss eine eindeutige Identifikation des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers ermöglichen. Nach Möglichkeit sind daher auch Personalnummer und Geburtsdatum anzugeben. Die Angabe des Datums dient dem Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Kündigungsfristen.

Der Betreff sollte auf jeden Fall aussagekräftig sein, das heißt den Begriff „Kündigung“ beinhalten. Nur dann ist das Schreiben rechtlich bindend. Das Kündigungsschreiben selbst sollte insgesamt knapp und aussagekräftig gehalten werden. Das Kündigungsschreiben schließt mit der eigenhändigen Unterschrift.