Digitale Arbeitsverträge ab 2025: Was Arbeitgeber zur neuen Textform-Regelung wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 können nach § 2 NachwG Arbeitsverträge in Deutschland rechtssicher vollständig digital abgeschlossen werden, einschließlich Änderungsvereinbarungen und der Dokumentation der wesentlichen Arbeitsbedingungen. Möglich wird das durch die Reform des Nachweisgesetzes im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV).

Für Unternehmen ergibt sich daraus ein erheblicher Modernisierungsschub. Gleichzeitig bleibt die Rechtslage in einzelnen Punkten komplex und nicht alle Vorgänge lassen sich digital abbilden. Wer als Arbeitgeber auf digitale Prozesse umstellen will, sollte die neuen Spielregeln genau kennen.

I. Rechtslage vor 2025: Warum digitale Arbeitsverträge bisher kaum umsetzbar waren

Zwar war ein schriftlicher Arbeitsvertrag nach bisheriger Rechtslage nicht zwingend; rein rechtlich genügte sogar eine mündliche Vereinbarung. Doch das Nachweisgesetz (NachwG) machte der Digitalisierung einen Strich durch die Rechnung: Arbeitgeber mussten die wesentlichen Vertragsbedingungen gemäß § 126 BGB in Schriftform aushändigen, also als ausgedrucktes und eigenhändig unterschriebenes Dokument. Digitale Formate waren ausdrücklich ausgeschlossen. In der Folge war ein vollständig digitaler Arbeitsvertrag zwar theoretisch möglich, praktisch aber kaum umsetzbar, insbesondere bei Remote-Arbeitsmodellen oder internationalen Anstellungen.

II. Arbeitsvertrag in Textform: Was sich seit Januar 2025 ändert

Mit Inkrafttreten des BEG IV ändert sich das grundlegend. Die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation der Arbeitsbedingungen kann nun nach § 126b BGB in Textform erfolgen, also beispielsweise per E-Mail oder PDF-Dokument. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer den Erhalt der Informationen bestätigt, z. B. digital oder per elektronischer Signatur.

Für Unternehmen bedeutet das: Endlich ist ein vollständig digitaler Onboarding-Prozess rechtssicher möglich – von der Vertragserstellung bis zur Archivierung. Vertragsmanagement kann cloudbasiert, effizient und papierlos erfolgen.

III. Was ist der Unterschied zwischen Textform und Schriftform im Arbeitsrecht?

• Schriftform (§ 126 BGB)

1. Eigenhändige Unterschrift erforderlich
2. Dokument muss im Original vorliegen

• Textform (§ 126b BGB)

1. Erklärung muss auf dauerhaftem Datenträger erfolgen
2. Absender muss erkennbar sein
3. Keine Unterschrift nötig
4. Medium muss speicher- und ausdruckbar sein

E-Mails, PDFs, Signaturdienste wie DocuSign oder speicherbare Textnachrichten sind zulässige Formate, sofern sie den oben genannten Anforderungen genügen. Arbeitgeber sollten entsprechende Prozesse dokumentieren und klare Workflows für Authentifizierung und Identitätsprüfung der Beteiligten einführen.

IV. Änderungen des Arbeitsvertrags digital regeln: Neue Flexibilität für HR-Abteilungen

Die neuen Regelungen beschränken sich nicht nur auf die Begründung von Arbeitsverhältnissen. Auch Änderungs- und Zusatzvereinbarungen wie etwa bei Gehalt, Arbeitszeit oder Funktion können seit dem 1. Januar 2025 rechtswirksam in Textform vereinbart werden. Das gilt sowohl für neue als auch für bestehende Beschäftigungsverhältnisse und bietet insbesondere HR-Abteilungen neue Flexibilität bei Anpassungen im laufenden Betrieb.

V. Digitale Arbeitsverträge mit Einschränkungen: In diesen Fällen bleibt die Schriftform Pflicht

Trotz Digitalisierungsschub bleiben bestimmte Konstellationen gesetzlich an die Schriftform gebunden:

1. Branchen mit Dokumentationspflicht (§ 2a SchwarzArbG): Bau, Gastronomie, Reinigung, Sicherheit, Transport u. a. – hier bleibt die Schriftform verpflichtend.
2. Verlangen des Arbeitnehmers (§ 2 Abs. 1 Satz 6 NachwG): Wird schriftliche Aushändigung verlangt, muss der Arbeitgeber ein unterzeichnetes Original bereitstellen.
3. Befristete Verträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG): Eine Befristung ist ohne schriftlichen Vertrag unwirksam.
4. Praktikumsverträge (§ 2 Abs. 1a NachwG): Wenn das Praktikum nicht dem Mindestlohngesetz unterliegt, gilt weiterhin die Schriftformpflicht.
5. Renteneintrittsklauseln (§ 41 Abs. 2 SGB VI): Neu: Altersbefristungen dürfen nun auch in Textform vereinbart werden – eine gezielte Erleichterung.
6. Wettbewerbsverbote (§ 74 Abs. 1 HGB): Enthält ein Arbeitsvertrag ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot, ist die Schriftform zwingend.
7. Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB): Diese müssen weiterhin schriftlich erfolgen. Digitale Formate sind hier grundsätzlich unwirksam.

Unser Praxistipp:

Die seit Januar 2025 bestehende Möglichkeit, Arbeitsverträge vollständig digital in Textform abzuschließen, bringt Arbeitgebern neue Handlungsspielräume, erfordert jedoch auch präzise Kenntnisse der weiterhin geltenden gesetzlichen Formvorgaben.

Wenn Sie prüfen möchten, ob und in welchem Umfang Ihre aktuellen Prozesse angepasst werden müssen, stehen wir Ihnen mit arbeitsrechtlicher Beratung zur Seite. Kontaktieren Sie uns hier.